Deze ontwikkeling heeft grote gevolgen voor de inrichting van de printinfrastructuur in kantoren. In veel organisaties staat vaak al te veel apparatuur en is teveel volume gecontracteert. Nu de volumes gaan dalen door digitalisering en akternatieve presentatievormen, waaronder de tablets, is het voor organisaties van eminent belang de strategie rond kopieer, print, fax en scaninfrastructuur opnieuw te bepalen.

Een kopie van het onderzoek en informatie over het efficiënt en effectief inrichten van uw printinfrastructuur kunt u aanvragen via info@docplus.nl. Met de juiste expertise zijn veel kosten te besparen.

De communicatie afdeling kan met de nieuwe oplossing snel anticiperen op de actualiteit en is volledig in controle op het gebied inhoud en huisstijl. Zij kunnen nu zelf tekst en beeld aanpassen zonder dat de marketing manager zich zorgen hoeft te maken over de huisstijl. Een speciale poster of leaflet voor een nieuw event is in een paar minuten gemaakt en voldaat aan alle normen voor drukwerk. Ook kan worden gekozen de poster te printen op een eigen kleurenprinter bij kleine oplagen.

Met de nieuwe oplossing worden de huisstijlen in slimme Indesign templates vastgelegd. Deze templates worden gebruikt door medewerkers van de communicatie afdeling welke geen kennis van Indesign hoeven te hebben. Voor een professionele opmaak behoeft geen DTPer te worden ingeschakeld. Dit bespaard aanzienlijk in de kosten en verkort de doorlooptijd. Een certified PDF welke voldoet aan alle eisen wordt automatisch aangemaakt voor de drukker of printshop. De oplossing is geschikt voor kleine formaten en zeer grote formaten, waaronder posterwanden.

Zoekt u ook een slimmere oplosing voor het snel maken of wijzigen van marketingcommunicatie? neem dan contact met ons op.

Op het Pianoo congres op 26 mei jl. werden bijna 850 inkoopprofessionals bijgepraat over de laatste ontwikkelingen op het gebied van Europees aanbesteden. Ook Duurzaam inkopen was een belangrijk onderdeel van het congres. Tijdens de presentatie van DOCplus over ‘Kansen en valkuilen van aanbesteden van printers en multifunctionals’,  introduceerden DOCplus en DuurzamerWerken het Print Duurzaam Programma.

Het Print Duurzaam Programma ondersteunt bedrijven en organisaties bij het definiëren van beleid en het inrichten van een duurzame printinfrastructuur. Ook helpt het programma medewerkers bewust te maken in het duurzaam gebruik van papier, printers en kopieerapparatuur. Het duurzaam managen van de printinfrastructuur en het gebruik hiervan levert bedrijven besparingen op doordat minder stroom en papier wordt gebruikt.

Kostenbesparing

Uit onderzoek blijkt dat bedrijven veel geld en tijd kunnen besparen door hun printers en multifunctionals slim in te zetten. Bedrijven kunnen 30% lagere kosten realiseren, het afdrukvolume met 10 – 40% verlagen en tot 60% minder energie verbruiken. Daarnaast versnelt een duurzame print- en scaninfrastructuur het invoeren van digitale werkprocessen.

Techniek en communicatie

Deelnemers aan het Print Duurzaam Programma krijgen de beschikking over informatie, tips en communicatiemiddelen om de infrastructuur en het printgedrag in de organisatie structureel duurzamer te maken. Door de unieke combinatie van technische kennis en communicatiekracht, zorgt het programma ervoor dat werknemers optimaal betrokken worden en blijven bij duurzamer printen.

De inkopers op het Pianoo congres toonden veel belangstelling en de eerste aanmeldingen zijn inmiddels binnengekomen. Het Print Duurzaam Programma start in september, na de zomervakantie, met een eerste groep van 20 – 40 organisaties. Binnen een jaar kunnen deelnemende bedrijven de  duurzaamheid  van de print-infrastructuur en het gebruik sterk verbeteren. Organisaties kunnen nog steeds inschrijven.

Over de initiatiefnemers

Het Print Duurzaam Programma is een initiatief van Johan Kosters van DOCplus en Yvonne Keijzers van DuurzamerWerken. Johan Kosters is onafhankelijk adviseur en de specialist op het vakgebied van printsystemen en printmanagement. Yvonne Keijzers is specialist op het gebied van duurzamer werken.

Download de onderstaande leaflet

Leaflet Print Duurzaam Programma 

Ontwerp 

• Kies voor uw postzendingen voor dubbelzijdig printen/drukken om papier en portokosten te besparen (hoge milieubijdrage).
• Vermijd gebruik van laminaat als vorm van veredeling. Deze manier van veredeling leidt tot een onnodig hoog energieverbruik en verstoort het recyclingproces. Kies voor persvernis of dispersielak (in meerdere lagen) (hoge milieubijdrage).
• Gebruik geen onnodige plastic inserts. Als deze functioneel noodzakelijk zijn, vermeld dit dan op de envelop zodat deze niet bij het oud papier terecht komen.
• Gebruik zo weinig mogelijk afwijkende formaten, dat vermindert papierafval.
• Vermijd waar mogelijk het gebruik van veel inkt bijvoorbeeld middels de ‘Under Colour Removal’-techniek of het voorkomen van grote gekleurde vlakken.
• Plaats een recyclinglogo op uw zendingen.

DataGeadresseerde postzendingen

• Richt een proces in voor de verwerking van adreswijzigingen en retouren in uw databases. (hoge milieubijdrage).
• Laat voor reclamepost gericht aan consumenten die geen klant zijn (prospects) uw bestand door een gespecialiseerde dataleverancier schonen. Zij moeten minder dan 2% retouren kunnen garanderen (hoge milieubijdrage). 

Ongeadresseerde postzendingen

• Maak om uw doelgroep te beperken een selectie op basis van postcodes. Hierdoor wordt er minder geproduceerd en bezorgd (hoge milieubijdrage).

Papier

• Gebruik papier van hout afkomstig uit verantwoord beheerde bossen via erkende keurmerken als FSC, PEFC of gerecycled papier met voor geadresseerde post minimaal 50% gerecyclede vezels van een keurmerk zoals Der Blaue Engel of EU Ecolabel. Voor ongeadresseerde post is er nog onvoldoende aanbod van gerecycled papier met deze keurmerken echter er moet meer dan 80% gerecyclede vezels worden gebruikt.
• Bekijk of het mogelijk is te werken met lichter papier. Bijvoorbeeld 100 gram/m² i.p.v. 120 gram/m².
• Werk samen met leveranciers die hun energieverbruik monitoren via ISO14001 en/of EMAS (hoge milieubijdrage).
• Let er bij op dat papier is geproduceerd met chloorgasvrije bleekmethoden (ECF of TCF of TEF).
• Maak gebruik van papier met een heldere bijsluiter via het Paper Profile of de CEPI methode (‘ten toes’).

Drukken en printen

• Maak gebruik van een leverancier die gebruik maakt van duurzaam opgewekte stroom (hoge milieubijdrage).
• Bij de productie van enveloppen wordt voornamelijk gebruikt gemaakt van de flexodruk-techniek. Hierbij is het van belang watergedragen inkten te gebruiken (hoge milieubijdrage).
• Werk samen met leveranciers die hun energieverbruik monitoren via ISO14001 en/of EMAS.

Fulfilment

• Werk met een leverancier die gebruik maakt van duurzaam opgewekte stroom (hoge milieubijdrage).
• Indien u folies van kunststof gebruikt om uw zending te verpakken, gebruik dan de dunst mogelijke variant (maximaal 20 micron bij LDPE). Dit kost minder grondstof en energieverbruik. Een alternatief is bioplastics (composteerbaar).
• Werk samen met leveranciers die hun energieverbruik monitoren via ISO14001 en/of EMAS of die ieder geval gestart zijn met het invoeren van een van deze certificeringen.

Distributie

• Werk met een leverancier waarvan de eigen voertuigen minimaal voldoen aan de Euro 4 / Euro IV norm. Voor onderaannemers heeft deze leverancier een actief beleid om bij vervanging van de voortuigen vanaf 2012 ook de Euro 4 / Euro IV te gaan hanteren (hoge milieubijdrage).
• Kies voor een leverancier die gebruik maakt van duurzaam opgewekte stroom (hoge milieubijdrage).
• Gebruik bij ongeadresseerde verspreidingen een distributeur die de Nee-Nee en Nee-Ja sticker respecteert (hoge milieubijdrage).
• Werk samen met leveranciers die hun energieverbruik monitoren via ISO14001 en/of EMAS of die ieder geval gestart zijn met het invoeren van een van deze certificeringen (hoge milieubijdrage).
• Kies voor een leverancier die maatregelen heeft getroffen om de kennis en gedrag van chauffeurs over energiezuinig rijden (‘Het Nieuwe Rijden’) te vergroten. 
• Gebruik een leverancier die de CO₂ uitstoot, veroorzaakt door distributie van de postzending, compenseert.

bron:  http://www.milieukeurmerkpost.nl

Criminelen stelen informatie?

Deze vraag is actueel geworden na het nieuws dat criminelen proberen waardevolle informatie te verkrijgen van harddisks welke zijn gedumpt in Afrikaanse landen. De kans dat harddisks van kopieer- en printapparatuur hier beland is een reëel risico.

Daarnaast is het gebruikelijk dat printers en multifunctionals worden gehuurd of geleased voor een periode van 4 tot 5 jaar. De apparatuur wordt aan het einde van het contract teruggenomen door de leverancier c.q. leasemaatschappij en gaat een tweede leven leiden. Zonder aanvullende afspraken zal de informatie op de harddisk dus bij andere organisaties terrecht kunnen komen.

10.000 pagina’s aan informatie

De meeste multifunctionals hebben intern een harddisk om data op te slaan, bijvoorbeeld voor het afhandelen van een kopieeropdracht (scan once, copy many) en het opslaan van printopdrachten om een hogere productie snelheid te realiseren. Deze informatie wordt niet automatisch gewist. Op de harddisk van een multifunctional staan circa 10.000 pagina’s aan informatie. Bij 10 multifunctionals staat er dus 100.000 pagina’s met bedrijfsinformatie op de harddisks. Gezien de rol van multifunctionals in een bedijf is het bijna zeker dat er bedrijfsgevoelige informatie tussen zit.

In de oudere generatie multifunctionals hebben de fabrikanten weinig aandacht besteed aan het beveiligen van de interne informatiestromen. Het is voor deze apparatuur dan ook eenvoudig om de informatie van de harddisk af te halen. Hieronder staat een film van CBC news.

In de nieuwe generatie multifunctionals is veel meer aandacht voor informatiebeveiliging. Deze zit standaard in de apparatuur of is beschikbaar als optie. Hierbij wordt de data gecodeerd op de harddisk gezet of na gebruik direct gewist of overschreven.

Naast aandacht voor informatiebeveilging in het apparaat kan het wenselijk zijn om aandacht te schenken aan beveiliging van de data in het eigen netwerk (applicatie -> print driver -> print server -> printer en scannen -> workflow -> archief of applicatie) en netwerk toegang van en naar de multifunctional (firewall, SSL sockets).

Beleid Informatiebeveiliging

Steeds meer organisaties hanteren een beleid voor informatiebeveiliging. Vaak is de afdeling IT hiermee belast.

De ISO 27002 ‘Code voor informatiebeveiliging’ geeft richtlijnen en principes voor het initiëren, het implementeren, het onderhouden en het verbeteren van informatiebeveiliging binnen een organisatie. De ISO 27002 kan dienen als een praktische richtlijn voor het ontwerpen van veiligheidsstandaarden binnen een organisatie en effectieve methoden voor het bereiken van deze veiligheid. LINK

Richtlijnen voor de afvoer van PC en laptops zullen in lijn liggen met de op te stellen richtlijn voor multifunctionals.

Stappenplan voor een veilige print infrastructuur

Bestaande systemen

• Informeer de verantwoordelijk manager
• Maak een inventarisatie van de bestaande printers, scanners en multifunctionals in uw organisatie
• Vraag uw leveranciers inzicht te geven in de risico’s van de geleverde apparatuur
• Defnieer de acties om de informatiebeveiliging op niveau te brengen
• Maak aanvullende afspraken met uw leverancier over het verwijderen, wissen of vernietigen van harddisks aan het einde van het contract of wisselen van apparatuur.
• Het eigendom van de multifunctionals is vaak overgedragen aan de leasemaatschappij, ook deze dient in te stemmen, omdat deze rekening houdt met het kunnen verhandelen een tweede hands apparatuur.

Inkoop nieuwe systemen

• Maak informatiebeveiliging onderdeel van het Programma van Eisen voor printers, scanners en multifunctionals
• Betrek is de verantwoordelijk manager bij het inkooptraject
• Neem Common Criteria op in het PvE LINK
• Kies systemen welke voldoen aan de eisen
• Neem afspraken en boete clausules op in het contract met leverancier
• Controleer het contract leasemaatschappij zodat verrassingen worden voorkomen

Het opstellen van Service Catalogus kan hierbij een uitkomst bieden. De Service Catalogus is een overzicht van beschikbare services, voor de medewerkers en klanten. In een Service Catalogus worden o.a. beschreven:

• Beschrijving van de dienst
• Tijdstippen waarop de service beschikbaar is
• Het serviceniveau van de dienst (basis en plus)
• Wie de dienst aan kan vragen
• Wie gebruik kan maken van de dienst
• De kosten en wijze van doorbelasting
• De wijze waarop de dienst wordt geleverd

Bron: Wikipedia

In de Service Catalog wordt, in afstemming met de organisatie, de dienst en de verwachting vastgelegd. De  afgeleide infrastructuur (hardware en software) en het servicelevel van geleverde diensten dienen er voor te zorgen dat de service wordt geleverd conform afspraken.

De scope van de service, wat wel en vooral ook wat niet is een belangrijk aspect. Daarnaast de wijze van de minimale noodzakelijke service (lean, basis) en de extra mogelijkheden (plus). Met name de laatste leiden tot extra kosten )pareto) en dienen daarom doorbelast te kunnen worden aan de budgetverantwoordelijke van de afnemer-opdrachtgever.

Meer resources:

• Opzetten van een Service Catalogus
• Statische versus actiegerichte Service Catalogus
• Open Source oplossing voor Online Service Catalogus
• http://www.wareprise.com/2010/01/21/free-and-open-source-web-based-service-level-management-software-to-manage-service-catalog/

Een presentatie met humor en verassende inzichten.

Voorheen was de keuze beperkt, TNT Post bepaalde de servicekaders en de prijzen. Door de vrije postmarkt valt er iets te kiezen en wordt de klant koning. De opdrachtgever bepaald nu het gewenste servicekader en kan onderhandelen met verschillende marktpartijen.

20-30% kostenreductie

Ben ik als organisatie in staat om een mailing tijdig gereed te hebben (interne planning!) en volstaat een gespreide levering in de volgende week (handig voor het call centre!) , dan kan post tegen een veel lager tarief worden bezorgd. Veel lager wil zeggen 20-30% lager. Met de wetenschap dat portikosten 45-60% van de mailkosten uitmaken zou dit een marketeer en CFO moeten aanspreken.

Verhogen marketingcommunicatie ROI

Door een deel van het vrijgevallen budget te gebruiken voor innovatie kan de informatie in d CRM systemen gebruikt worden om klanten te benaderen met persoonlijk deep- en crosselling aanbiedingen of voor een specifiek event (verjaardag, geboorte, pensioen).  De mogelijkheden hiervoor zijn de afgelopen jaren enorm toegenomen. Daarnaast kan via Transinfo techniek klantdata worden gecombineerd met aanbiedingen. Een factuur wordt daarmee een marketinginstrumentent.

Uitdaging voor Inkoop

De meeste inkoopafdelingen hebben weinig aandacht gegeven aan de categorie post. Er was geen keuze. Het omschakelen naar een vrije markt vraagt specifieke kennis. Omdat deze ontbreekt bij inkopers is deze nog niet in staat de juiste specificaties op te stellen en zodoende maximaal te profiteren van de mogelijkheden.

Voor (semi)overheidsinstellingen heeft de liberalisering vergaande consequenties. Indien men aanbestedingsplichtig is en de uitgaven voor postverzending boven de drempel uitkomen dient de organisatie deze Europees aan te besteden. Verkeerde keuzes in de specificatie en gunningscriteria kunnen tot ongewenste resultaten leiden.

Voor bedrijven die de BTW niet kunnen terugvorderen is de post 19% duurder geworden. Een extra stimulans voor nadere analyse.

Advies

Laat een onafhankelijke deskundige het gehele proces van creatie, productie en verzending onderzoeken en in kaart brengen welke mogelijkheden er zijn om enerzijds kosten te besparen en anderzijds te innoveren en hogere ROI, meer klanten of omzet, te realiseren. Hierbij gaat het om het proces, technische mogelijkheden en diensten en niet om het creatieve proces waarin marketing is gespecialiseerd.

cforms contact form by delicious:days

Daarnaast zijn er gebruikersvriendelijke oplossingen op de markt beschikbaar om het proces van de creatie veel efficienter en effectiever in te richten. Hierdoor kunnen communicatieafdelingen zich richten op de primaire werkzaamheden en niet met het actualiseren en verspreiden van brochures e.d. De te realiseren Doorlooptijden en kostenreducties zijn hier

Als gevolg van deze ontwikkelingen is het ook voor kleinere organisaties interessant geworden om bijvoorbeeld marketing en communicatie drukwerk, waaronder diract mail, visitekaartjes , brochures en spec sheets, in eigen huis te produceren en niet uit te besteden bij een externe reproshop. Met de huidige afdrukkosten kan dit goedkoper zijn in vergelijking met een copyshop.

Naast het kostenvoordeel voor de organisatie zorgt het zelf inhuis produceren voor meer flexibiliteit, kortere doorlooptijden en een directe kwaliteitscontrole van het eindresultaat. Sommige printers kunnen zelfs banners afdrukken. Voor marketingafdelingen met strakke deadlines kan dit een uitkomst zijn. Bij hogere volumes of complexe afwerking is een copyshop nog steeds een goede keuze.

Uit onderzoek van InfoTrends blijkt dat MKB organisaties veel bezig zijn met de de kwaliteit van klantcommunicatie. De kwaliteit en resultaat zijn belangrijker dan de extra kosten. Zeker in economisch mindere tijden is het belangrijk om onderscheidend te zijn en de klant op een persoonlijk wijze te benaderen. Kleur kan het verschil maken in de presentatie, bijvoorbeeld ROI en besparingsgrafieken in een offerte. Doordat het promotiemateriaal er professioneel uitziet kan een kleinere organsiatie beter de concurrentie aangaan met grotere aanbieders.

Volgens InfoTrends geeft het onderzoek aan dat steeds meer MKB bedrijven voordelen  zien in het intern produceren van marketing en communicatiematerialen en daarvoor een kleurenprinter aanschaffen.

Er zijn nu ook redelijk geprijsde kleurenprinters op de  markt waarmee banners (30 x 120 cm) kunnen worden afgedrukt. Hierdoor nemen de mogelijkheden voor interne productie door de marketingcommunicatie afdeling of repro verder toe. Voor verkooporganisaties kan het aantrekkelijk zijn om een ‘PrintLab’ in te richten, een selfservice repro voor productmanagers met een kleurenmultifunctional met niet/vouwunit en een breedformaat printer.

Naast de mogelijkheden om de productie van kleine oplagen marketingcommunicatie in eigen huis uit te voeren is er ook software beschikbaar om het creatieproces veel slimmer in te richten. Hiermee kan de communicatie afdeling de huisstijl bewaken en de proctmanager snel brochures, productssheets of leaflets maken. Tot 70% besparing op DTP kosten én ook in PDF beschikbaar voor online en digitale distributie. Efficiënt en effectief indien er export plaats vindt naar andere landen en de brochures in de taal van het land nodig zijn. Lees ook het artikel 43% besparing op creatie marketingcommunicatie.

Bron: InfoTrends, The Future of the Office Document: 2009 Survey Results.

cforms contact form by delicious:days