Indien het geproduceerde drukwerk wordt gebruikt en zoveel mogelijk wordt gerecycled dan is er niets mis met de duurzaamheid en kan niet zondermeer worden gesteld dat drukwerk slecht is voor de D-factor in vergelijk met digitale methoden. Duurzamer inkopen betekent dan: kies een leverancier die aantoonbaar duurzaam produceert.

Ongebruikt drukwerk is een ramp voor duurzaamheid

Een zeer belangrijk aandachtspunt is echter het feit dat er heel veel drukwerk uiteindelijk niet wordt gebruikt door een organisatie en dus wordt weggegooid. Voorraden kosten geld, maar ongebruikt weggooien is vanuit duurzaamheid een regelrechte ramp. Gelukkig zijn er goede recyclingprogramma’s die het leed verzachten.

Ongebruikt drukwerk ramp voor duurzaamheid

Omdat papier een van de grootste D-factoren is bij print- & drukwerk (factor 10 tov het printen zelf) is het voor organisaties dus essentieel te VOORKOMEN dat er veel ONGEBRUIKT drukwerk moet worden weggegooid. Het is vernietiging van kapitaal en de D-factor.

Kunnen kiezen voor de meest optimale productiemethode

Oplossingen op het gebied van Print on Demand (produceren naar de actuele behoefte) hebben 10 jaar geleden al hun intrede gedaan, maar de potentie wordt zeker nog niet volledig benut. Daarnaast zijn de ontwikkelingen in hoogvolume (inkjet en offset) en de mogelijkheden van inhuis productie op kleurenprinters enorm toegenomen. Het productieproces voor klantcommunicatie kan het beste zo worden ingeregeld dat steeds voor de meest duurzame methode kan worden gekozen. Natuurlijk binnen het spectrum van alle andere eisen.

Marketingcommunicatie zelf aan de bal, maar pingelt graag

Er is een beweging gaande van DIYJIT (Do It Yourself Just In Time) in Marketingcommunicatie. Vaak ook noodgedwongen door de druk op de doorlooptijd. Er komen hiervoor steeds meer oplossingen beschikbaar op de markt. Productmanagers, marketeers, communicatiemedewerkers stellen op basis van huisstijl templates en SAAS internet applicaties zelf hun marketingmaterialen samen, waaronder brochures, klantcases, posters, banners, etc.

Innovatieve oplossingen op de markt

Ik heb al voorbeelden gezien waarbij de DTP inspanning (en dus de veelal externe kosten) met 50% gereduceerd konden worden en de doorlooptijd van 5 dagen naar 2 uur! En nada reiskilometers.

Vervolgens wordt de ‘certified PDF’ digitaal verzonden of afgedrukt op het gewenste moment, in de gewenste vorm en in de meest optimale oplage, waarbij de weggooi factor minimaal is. Intern op de kleurenprinter, bij de printshop of bij de drukker.

Heeft de inkoper lef?

De inkoper die zich bezig houdt met het inkopen van drukwerk en de opdracht heeft om de D-factor te verbeteren kan een veel beter resultaat bereiken door enige afstand te nemen van de vraagstelling en te onderzoeken hoe het proces kan worden aangepakt en ingericht.

Het vraagt overigens wel lef van de inkoper om niet alleen voor de meest gunstige condities ‘het drukwerkpakket ‘ in te kopen, maar ook mee te denken en de voorwaarden te scheppen…

Een inventarisatie met (marketing) gebruikers, FM, ICT en eventueel een onafhankelijk expert kan een onverwacht leuk, innovatief en duurzaam resultaat opleveren.

Duurzaam Drukwerk = Verduurzamen van het klantcommunicatieproces

Wilt u uw klantcommunicatie duurzamer maken en kunt u daarbij een beetje extra ondersteuning gebruiken? Neem dan met ons contact op en wij geven u graag antwoord op uw vraag.

Hoe staan de print- en kopieervoorzieningen er voor?

Gebruikers tevreden over printomgeving

In het onderzoek van Integron, Facility Beleving in Nederland 2010,  geven gebruikers een 8,0 voor voor de kopieer- en printvoorzieningen. Dit is het hoogste cijfer in vergelijk met andere goed scorende voorzieningen, zoals schoonmaak (6,9), receptie (7,9) en servicedesk (7,5).

Op basis van dit onderzoek kan de Facilitair Manager concluderen dat de kwaliteit van de kopieer- en printvoorzieningen in  hoge mate voldoet aan de behoefte van de gebruiker.

Aanzienlijke kostenbesparing mogelijk

In veel organisaties blijken de voorzieningen voor kopiëren en printen veel efficiënter te kunnen worden ingericht. Er staat vaak te veel apparatuur die te weinig wordt gebruikt. Hierdoor worden organisaties geconfronteerd met hoge operationele kosten en contractuele verplichtingen. Een kostenbesparing van 15% tot 30% is mogelijk door het optimaliseren van de infrastructuur voor documentverwerking.

Veel organisaties ontbreekt het aan inzicht in de contractverplichtingen,  operationele kosten, aantal kopieer- en printsystemen en de gemaakte volumes. Ook binnen een lopend contract zijn vaak bespaeringen mogelijk.

Samenwerking ICT

Document verwerkende processen verlopen steeds meer in het digitale domein. Met de opkomst van de multifunctional is ook de ICT afdeling nadrukkelijk betrokken bij de inrichting van de documentinfrastructuur. Samenwerking en afstemming tussen de ICT en Facilitair Manager is dan ook noodzakelijk.

Document Infrastructuur Assessment

DOCplus biedt facilitair managers en ICT managers een document infrastructuur assessment waarmee gericht wordt onderzocht welke mogelijkheden er zijn om de bestaande document infrastructuur te verbeteren. Wat zijn de huidige kosten en kwaliteit? Welke aanpassingen zijn realiseerbaar om de kosten te reduceren, de duurzaamheid te verbeteren en gelijktijdig te digitalisering van de werkprocessen te ondersteunen?

Het Document Infrastructuur Assessment wordt door organisaties gebruikt voor het opstellen van de business case en de projectdefinitie (Project Initiatie Document).

Vraag de informatie aan voor de document infrastructuur assessment en bespaar nog dit jaar op uw kopieer en printkosten.

Als gevolg van deze ontwikkelingen is het ook voor kleinere organisaties interessant geworden om bijvoorbeeld marketing en communicatie drukwerk, waaronder diract mail, brochures en spec sheets, in eigen huis te produceren en niet uit te besteden bij een externe reproshop. Met de huidige afdrukkosten kan dit goedkoper zijn in vergelijking met een copyshop.

Naast het kostenvoordeel voor de organisatie zorgt het zelf inhuis produceren voor meer flexibiliteit, kortere doorlooptijden en een directe kwaliteitscontrole van het eindresultaat. Sommige printers kunnen zelfs banners afdrukken. Voor marketingafdelingen met strakke deadlines kan dit een uitkomst zijn. Bij hogere volumes of complexe afwerking is een copyshop nog steeds een goede keuze.

Uit onderzoek van InfoTrends blijkt dat MKB organisaties veel bezig zijn met de de kwaliteit van klantcommunicatie. De kwaliteit en resultaat zijn belangrijker dan de extra kosten. Zeker in economisch mindere tijden is het belangrijk om onderscheidend te zijn en de klant op een persoonlijk wijze te benaderen. Kleur kan het verschil maken in de presentatie, bijvoorbeeld ROI en besparingsgrafieken in een offerte. Doordat het promotiemateriaal er professioneel uitziet kan een kleinere organsiatie beter de concurrentie aangaan met grotere aanbieders.

Volgens InfoTrends geeft het onderzoek aan dat steeds meer MKB bedrijven voordelen  zien in het intern produceren van marketing en communicatiematerialen en daarvoor een kleurenprinter aanschaffen.

Bron: InfoTrends, The Future of the Office Document: 2009 Survey Results.

Bij de selectie van een outsourcing leverancier moet veel nadrukkelijker onderzoek worden gedaan naar de leverancier zelf.

1. Maakt de uitbesteder winst op de bestaande contracten?
   Om marktaandeel te veroveren hebben sommige leveranciers contracten gesloten die niet winstgevend zijn. In de huidige tijd kunnen deze verplichtingen zwaar rusten op de winstgevendheid. Veel leveranciers zullen geen inzicht willen geven in de winstgevendheid van de contracten. Inzicht in de winstgevendheid en risico’s is van groot belang, eventueel via een accountantsverklaring.
2. Hoeveel ervaring heeft de leverancier?
   Welke prestaties  heeft  de leverancier over de afgelopen 3 tot 4 jaar gerealiseerd. Hoe is de leverancier omgegaan met de crises, zowel intern, als ook bij haar klanten? Hoeveel klanten heeft de leverancier? Hoe gezond zijn de klanten en/of bedrijfstak van de klanten?
3. Heeft de aanbieder onlangs een grote klant verloren?
   Uitbesteding van de dienst is de kernactiviteit van de leverancier. Als een grote klant stopt is het belangrijk de reden hiervan te achterhalen. Informeer bij klanten naar de geleverde kwaliteit en getoonde flexibiliteit.
4. In hoeverre heeft de aanbieder standaardisatie van dienstverlening doorgevoerd?
   Iedere klant is anders, maar voor de meeste activiteiten bestaan best practices. Van een gespecialiseerde aanbieder moet worden verwacht dat deze weet hoe de  activiteiten het best kunnen worden uitgevoerd. Standaardisatie betekent kostenreductie en kwaliteitsbeheer.  Standaardisatie van de processen en een servicelevel met de keuze uit een hoger/lager dienstenniveau behoort standaard beschikbaar en bespreekbaar te zijn.
5. In welke marktsegmenten opereert de aanbieder?
   Er zijn marktsegmenten die groeien en er zijn  marktsegmenten die zwaar onder druk staan door veranderende marktomstandigheden, bijvoorbeeld onder invloed van de crises of technologische ontwikkelingen. Heeft de aanbieder een gespreide portfolio van klanten (groot/klein) en marktsegmenten (overheid, onderwijs, financieel, nuts, enz)?
6. Is er een goede exit procedure?
   Ondanks alle goede voornemens en verwachtingen kan de uitbesteding tegenvallen. Niets is erger voor de bedrijfsvoering dan een  falende uitvoering van activiteiten. Maak vooraf goede afspraken over het voortijdig stoppen van de dienstverlening en bij de expiratie van het contract. Wat gebeurt er met de werkprocessen, de data, de mensen, de management informatie, etc? Leg vast dat de leverancier meewerkt, conform SLA, tijdens de transitie. Wie is eigenaar van ‘copyrighted’ materiaal. Voorkom een vendor locking.

Een hoofdargument voor uitbesteding is vaak kostenreductie. Deze is door rationalisatie en standaardisatie in de eerste fase van het contract te realiseren. Door de dynamiek van eigen organisatie blijkt de flexibiliteit tijdens de  contractperiode veel belangrijker voor een succesvolle uitbestedingsrelatie. Afstemming op de dynamiek van de eigen business, een meerjarenplan en servicelevel management is essentieel. De kosten voor regievoering en servicemanagement bedragen afhankelijk van de complexiteit 5%-15% van de omzet.

DOCPlus is gespecialiseerd in het adviseren en begeleiden bij de uitbesteding van documentprocessen, waaronder repro, post, archiefdiensten en BPO. Daarnaast wordt DOCplus ingeschakeld voor de inhoudelijke deskundigheid bij de regievoering. Overweegt uw organisatie documentprocessen uit te besteden of wilt u een tussentijdse evaluatie, neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Analyse HP Printer Payback garantie programma

HP biedt nieuwe coorporate klanten de mogelijkheid om gebruik te maken van het payback programma. Met dit programma garandeert HP dat, indien na 1 jaar, en een tweede kostenonderzoek,  de voorspelde kostenreductie niet is gerealseerd HP deze kosten zal vergoeden. Lees het Persbericht hierover: Link

Een belangrijke manier om de kosten te reduceren is het verminderen van het aantal apparaten  (print, kopieer, scan en faxsystemen), verlagen van toner inkoopkosten, verlagen van energiekosten door zuiniger apparatuur en verminderen van de ict helpdeskkosten.

Kleine lettertjes

“The big string attached to this offer is the requirement to to accept a total HP managed print environment. HP argues that this is a necessary requirement for the cost-saving guarantee because a mixed environment would be less predictable.” Eric Doyle Industry Specialist.

• Het vooronderzoek (assessment) moet worden uitgevoerd door HP en omvat alle print infrastructuur gerelateerde kosten, dus ook helpdesk calls e.d.
• Klant moet kiezen voor het totale HP MPS programma
• Klant moet geheel overschakelen op HP apparatuur, een mix omgeving van meerdere merken wordt niet toegestaan. Dit geldt dus ook voor de decentrale multifunctionals die normaal door FM worden beheerd. Het argument van HP is dat de kosten anders niet kunnen worden beheerst.

Met name de laatste voorwaarde is een klein lettertje, de meeste multifunctional contracten lopen 4 to 6 jaar en worden meestal niet  afgenomen bij HP. In de hogere volume segmenten (45+ en A3) heeft HP geen succesvol productportfolio. HP gaat hiervoor samenwerken met Canon en gaat vanaf1 januari 2010 de productlijn van Canon verkopen.

Het verminderen van de kosten is zeer goed mogelijk zonder de vrijheid van leveranciers- en servicekeuze te verliezen. In de meeste organisaties staat 20-50% teveel aan apparatuur en er zijn inmiddels slimme oplossingen om de hoeveelheid afdrukken te verminderen en toch het gewenste serviceniveau aan de gebruikers te bieden.

Goed voorbereiden

Na HP zullen ook andere aanbieders gaan volgen met garanties. Het is een soort verzekering, u zal dus de nodige aandacht moeten besteden aan de kleine lettertjes, voordat u ondertekend. Ondanks alle mooie aanbiedingen is het belangrijkste dat u hardware-software-services inkoopt die voldoet aan de eisen en behoeften van uw organisatie. U wilt tenslotte niet 5 jaar lang inefficiente documentprocessen of klagende gebruikers.

Bovenstaand voorbeeld maakt duidelijk dat het voor organisaties die hun printapparatuur en printbeheer willen uitbesteden (Managed Print Services) zeer goed naar de voorwaarden moeten kijken. Omdat de meeste organsiaties de afdrukinfrastructuur slechts eens in de 3-5 jaar venieuwen is de materie- en marktkennis vaak onvoldoende om het maximale resultaat te realiseren. Een deskundig en onafhankelijk advies kan heel veel geld besparen gedurend de looptijd van het contract. Wie kan er in uw ogen het beste een onderzoek doen en advies geven, een onafhankelijke specialist of uw laat u uw leverancier voor contractondertekening uitgebreid in de keuken kijken?

Docplus

Docplus helpt u mee bij het bepalen van uw behoefte en document strategie. In samenspraak met u definieren wij het gewenste servicelevel en selecteren daarbij de meest voor u geschikte leverancier. Ook in de contractconsities profiteert u van onze jarenlange ervaring.

Docplus is Independ Consultant member van de  internationale MPS Association. Docplus is gespecialiseerd in het begeleiden en adviseren  van organisaties die gebruik willen maken van Managed Print Services. Wilt u meer weten? Stuur vrijblijvend een e-mail met uw vraag en contactgegevens  naar info@docplus.nl

Elke inkoop of aanbesteding begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant.
Duurzaamheid kan in deze fase meegenomen worden door te onderzoeken of de aanschaf noodzakelijk is en
of er een duurzamere oplossing is voor de inkoopbehoefte.

Specifieke aandachtspunten voor de inkoop van de productgroep Reproductieapparatuur zijn:

1. reproductiebehoefte van de organisatie. Hiervoor is inzicht nodig in relevante cijfers, zoals het verbruik van papier en toner over een bepaalde periode. Analyse van print- en reproductiebehoefte. Maak vooraf een goede analyse van de print- en kopieerbehoefte
2. Kies een apparaat dat optimaal voldoet aan de kopieer- en/of printbehoefte. De keuze voor het type kopieerapparaat/printer zal over het algemeen bepaald worden door het aantal kopieën/prints dat gemaakt wordt (het kopieervolume). Zware apparatuur gebruikt aanzienlijk meer energie dan een middenvolume-apparaat. Zware apparatuur plaatsen als niet zoveel kopieën gemaakt worden is dus energieverspilling. Te lichte apparatuur is ook niet goed. Als op een apparaat meer kopieën worden gemaakt dan waarmee bij het ontwerp rekening is gehouden, kan dat leiden tot een snelle slijtage,meer reparaties en vroegtijdige vervanging. Zie ook het artikel over gebalanceerd inkopen van multifunctionals
3. Kies voor printers met verschillende laden voor verschillende soorten papier. Printers met meer dan één lade bieden de mogelijkheid om de papierkeuze af te stemmen op het gebruik van de print (archivering of niet, dikker papier of niet, etc.), waardoor altijd een zo milieuvriendelijk mogelijke keuze gemaakt kan worden.
4. Kies voor centraal kopiëren/printen. Door een centrale plaats te kiezen voor kopieren/printen kan het aantal apparaten omlaag; dit scheelt grondstoffen en afval (ook van tonercartridges). Eén groot apparaat dat gebruikt wordt door verscheidene gebruikers verbruikt over het algemeen minder energie dan vele kleine apparaten bij elkaar. Uit marktcijfers van Docplus blijkt dat organisaties circa 20% meer afdruksystemen hebben dan ze denken en dat een reductie van 30-40% aan systemen mogelijk is.
5. Kies voor print-, kopieer- en multifunctionele apparatuur die geschikt is voor automatisch dubbelzijdig kopiëren en/of printen. Door overstappen van enkelzijdig naar dubbelzijdig kopiëren/printen kan ca. 30% op het papierverbruik worden bespaard.
6. Kies voor multifunctionele (digitale) apparatuur Eén multifunctioneel (all-in-one) apparaat verbruikt circa 50% minder energie dan een separate printer, scanner, fax en kopieerapparaat. Dit kan ook een kostenbesparing opleveren. Een afdeling van 100 personen kan circa E 2.000,- per jaar besparen op elektriciteitskosten (uitgaande van een tarief van E 0,18/kWh) door acht afdelingsprinters, 24 werkplekprinters en 12 faxmachines te vervangen door 8 multifunctionals.
7. Bekijk of het mogelijk is om hergebruikte (refurbished) apparatuur aan te schaffen (mits deze voldoet aan de gestelde energiecriteria). In de praktijk blijkt dat deze apparatuur kwalitatief niet minder is en niet meer onderhoud nodig heeft dan nieuwe apparatuur. Veel organisaties eisen onnodig het leveren van splinternieuwe apparatuur. Wel is het zo dat de nieuwe generatie appartuur (2009+) vaak energiezuiniger is in gebruik door de toegenomen aandacht voor duurzaamheid en ecodesign. Op het gebied van verbruikte productie-energie scoren refurbished apparatuur echter veel beter. Bovendien zijn ze goedkoper in aanschaf.

De tekst in dit artikel is gebaseerd op Duurzaam inkopen van reproapparatuur van SenterNovem en de marktkennis van Docplus. Veel organisties kopen print/ en kopieersystemen eens in de 4 of 5 jaar in, hierdoor is de specifieke materie kennis veelal niet adeduaat beschikbaar. Advies of begeleiding van een externe deskundige kan dan een uitmomst zijn.

Wilt u meer weten over het duurzamer maken van uw huidige of toekomstige printer- en kopieerapparatuur neem dan vrijblijvend contact op. Stel uw vraag via info@docplus.nl

Sinds 1 april is de markt voor postverzendingen geheel geliberaliseerd. Dit betekent dat aanbestedingsplichtige organisaties verplicht zijn om postverzendingen aan te besteden. Hieronder vallen relatiemagazines, direct mail, transactie documenten en losse post.

Drempelbedragen

De aanbestedingplicht geldt voor alle post waarbij gedurende de contractperiode de Europese drempelwaarde wordt overschreden. Voor de levering van diensten geldt de drempel van € 133.000 voor de centrale overheid en € 206.000 voor andere overheden en gesubsidieerde IIB organsiaties. Daarnaast hebben veel organisaties een inkoopbeleid waarbij vanaf een bepaald bedrag, 15.000-25.000 euro, minimaal 3 offertes bij leveranciers worden vereist. De contractperiode varieert in de praktijk tussen de 18 en 36 maanden.

Veel organisaties hebben door versnipperde budgetten geen zicht op de huidige kosten voor postverzending.  Bij klantcommunicatie is postverzending verantwoordelijk voor 40-60% van de communicatiekosten. Op basis van de kosten voor centrale printproductie, 15-25% van de kosten, kan de verantwoordelijke inkoopafdeling een inschatting te maken van de postverzendingskosten.

Door een professionele inkoop kan door slimmer inkopen van postzendingen 10 tot 20% worden bespaard op de fysieke klantcommunicatiekosten.

Percelen

Om optimaal te profieteren van de mogelijkheden binnen de geliberaliseerde markt is een opdeling in meerdere percelen aan te bevelen. Bijvoorbeeld in nationale en internationale post, pakketten, bulkverzendingen, losse post en specialiteiten.

Het samenstellen van een perceel vraagt de nodige aandacht en marktverkenning, het bepaald welke leverancier wel en niet kan aanbieden. Opnemen van de ‘verkeerde’ ingredienten reduceert het perceel al snel tot een of twee aanbieders, waardoor de gewenste kwaliteitsverbetering en/of kostenreductie niet gerealiseerd wordt. Het is bovendien niet in lijn met de aanbestedingsregels, waarbij de aanbesteder wordt geacht een marktverkenning uit te voeren.

Programma van Eisen en selectiecriteria

De verschillende eisen aan OVERKOMSTDUUR en OVERKOMSTZEKERHEID van een poststuk zijn de belangrijkste aspecten. Overkomstduur is de termijn tussen aanbieden van het poststuk aan de verzender en het moment waarop het poststuk is bezorgd bij de geadresseerde. De overkomstzekerheid is de zekerheid dat een poststuk binnen de daarvoor geldende Overkomstduur onbeschadigd aankomt op het adres dat staat vermeld op het poststuk.

Daarnaast kunnen er eisen en wensen zijn aan het BEZORGVENSTER. Het bezorgvenster is de bezorgruimte in tijd die de verzender beschikbaar heeft om het poststuk te bezorgen. Een organisatie zal een offerte graag de volgende dag willen laten bezorgen en een verkiezingkaart  bezorgen kan ergens volgende week.

De PLANBAARHEID en FREQUENTIE van de post bepalen de mogelijkheden om kostenreducties te realiseren. Van een mailing en magazine zjn  de planbaarheid en frequentie goed vooraf te bepalen. Van losse post wordt dit al lastiger.

Er zijn nog tal van andere aspecten welke kunnen worden meegenomen in het programma van eisen: afhaalservice, retourenservice, facturings en management informatie, duurzaamheid, maatschappelijke aspecten, kwaliteitsmanagement, etc.

Advies

Voor veel organsiaties is het inkopen en aanbesteden van postverzendingen volledig nieuw. Het advies is een goede inventarisatie te maken van de huidige fysieke klantcommunicatie en de gewenste servicelevels. Daarnaast kan een marktconsultatie bij de verschillende aanbieders goed helpen bij het voorbereiden van het programma van eisen en de selectiecriteria.

Door de mogelijkheden van de postliberalisering te benutten en de af te nemen service levels af te stemmen op de behoeften van de verzendende bedrijfsprocessen kunnen veel kosten worden bespaard. De tijd van het PTT rode boekje is voorgoed voorbij.

Stuur een e-mail aan info@docplus.nl voor meer informatie over de mogelijkheden. ]]> http://www.docplus.nl/158/postliberalisering-inkopen-en-aanbesteden-van-post/feed http://www.docplus.nl/149/multifunctionals-inkopen-a4-of-a3-printer http://www.docplus.nl/149/multifunctionals-inkopen-a4-of-a3-printer#comments Tue, 09 Jun 2009 13:37:00 +0000 docplus http://www.docplus.nl/?p=149 Op het totale printvolume is A4 met 89% het meest gebruikte papierformaat in de kantooromgeving(1). Bij kopiëren wordt 13,1% op A3 gemaakt. Moet een multifunctionele printer ook A3 kunnen printen is dan ook een veelgestelde vraag. Dit artikel helpt u uw keuze nader te bepalen.

De meeste desktop en werkgroep printers kunnen alleen A4 printen en de meeste multifunctionals voor werkgroepen en afdelingen kunnen zowel op A4 en A3 formaat afdrukken. Dit reden hiervan is vooral historisch zo gegroeid: De printerfabrikanten brengen vooral A4 printers op de markt en de traditionele kopieermachine fabrikanten leveren tegenwoordig digitale multifunctionale systemen die kunnen kopiëren, printen, scannen en faxen. Omdat kopieerapparatuur van oorsprong ook A3 formaten konden verwerken, kunnen deze multifunctionals dat ook.

Behoeftebepaling

Bij het bepalen van de inkoopstrategie zal moeten worden gekeken naar de behoefte van de eigen organisatie. Het gebruik van het printen op A3 is met 11% laag (13,1% kopiëren), echter de toegevoegde waarde voor de gebruikers is hoog. A3 wordt gebruikt in de business processen, o.a. voor marktingmateriaal, spreadsheets, projectplanningen, technische tekeningen, posters, banners. Met de opkomst van kleur is er neemt ook het afdrukken op A3 toe naar 12% (kopiëren14,3%).

De zwaardere multifunctionals bieden ook uitgebreidere afwerkopties en kunnen meestal al standaard dubbelzijdig afdrukken. Zo kunnen de systemen worden uitgebreid met de mogelijkheid A3 te vouwen tot geniete A4 brochures. Hiermee hebben bijvoorbeeld marketingafdelingen de mogelijkheid om zelf brochures te vervaardigen, zonder gebruik te behoeven maken van een externe printshop.

Gebruikers hebben vaak geen idee hoe een multifunctional optimaal kan worden gebruikt voor hun bedrijfsproces. Instructie kan hierbij helpen, bijvoorbeeld met instructiekaart, of intranetpagina die de mogelijkheden stap voor stap beschrijft. Hierdoor zou het gebruik van A3 verder kunnen toenemen.

Ondanks dat het A3 volume laag is en iets groeiende met de opkomst van kleur, maken bijna 100% van de medewerkers met enige regelmaat gebruik van de mogelijkheid op A3 te printen of te kopiëren. Engineers, marketeers, communicatiemedewerkers, financieel specialisten en projectmanagers maken relatief veel gebruik de mogelijkheid.

Programma van Eisen

Voor grotere organisaties is het bieden van A3 functionaliteit aan de eindgebruiker een must, net als het bieden van de mogelijkheid om op kleur af te drukken. De vraag is derhalve meer gekoppeld aan de strategische benadering voor de infrastructuur:

• Maximale standardisatie betekent dat overal in de organisatie, en met name bij het gebruik van flexwerkplekken,  hetzelfde systeem wordt geplaatst. Ongeacht waar gewerkt wordt heeft de medewerker toegang tot de afdrukfunctionaliteit. Via het follow-me concept is ook backup bij storingen e.d. automatisch geregeld. Bij deze oplossing zijn de aanschafkosten hoger, de beheerskosten voor facilitair en ICT aanmerkelijk lager. Aansturing van de papierladen en scanoplossingen gaan overal op identieke wijze.
• Balanced Mix betekent dat op strategische plaatsen de volledige functionaliteit wordt geboden. Wederom bij voorkeur één type apparaat. Op de andere plaatsen wordt een systeem geplaatst met minder functionaliteit, in veel gevallen is een kostenbesparende A4 zwartwit multifunctional dan een goede optie. Gebruikers hebben toegang tot alle functionaliteit, soms op enige afstand. Een voordeel van deze oplossing zijn de lagere kosten.
• Balanced 7 betekent dat u de volgende 7 typen apparatuur gaat inkopen:
  • 1) zware A3 multifunctional zwartwit
  • 2) zware A3 multifunctional kleur
  • 3) lichte A4/A3 multifunctional zwartwit,
  • 4) lichte A4/A3 multifunctional 
  • 5) zwartwit A4 desktop printer
  • 6) kleuren A4 desktopprinter
  • 7) printers voor speciale toepassingen.

De aantallen per type worden bepaald door uw huisvestingssituatie en door de uw organisatie gewenste servicelevel voor de gebruikers. Meer types inkopen wordt afgeraden omdat de facilitaire en ict beheerskosten dan sterk toenemen.

Bij de inzet van verschillende typen/merken zijn de verschillende userinterfaces, printersdrivers en papierlade aansturingen een belangrijk punt van aandacht.

Milieu en Duurzaamheid

A3 multifunctionals zijn groter en gebruiken over het algemeen meer stroom dan een A4 multifunctional of printer. Een multifunctional gebruikt 50% minder stroom dan losse kopieermachine, printer, scanner en fax. Als duurzaamheid een belangrijk onderdeel is van de inkoopstrategie dan zijn meerdere oplossingen om de afdrukinfrasttructuur duurzamer in te richten. Inventariseer het aantal printers, faxen, scanners en kopieermachines en bepaal aan de hand van uw volume de gemiddelde bezettingsgraad. Er zijn veel organisaties waarbij na onderzoek blijkt dat ze bijna 1 apparaat per medewerker hebben staan en waarbij de gemiddelde bezettinggraad van minder dan 3% is, dus 97% van de tijd staat een apparaat niets te doen, maar wel AAN in de spaarstand! Printers worden zelden door gebruikers uitgeschakeld.

Promotie van dubbelzijdig afdrukken, invoering van follow me concepten en  minder systemen inzetten met een hogere bezettinggraad levert een veel duurzamere infrastructuur op.

Infrastructuurbenadering

Multifunctional contracten worden afgesloten voor een periode van 3 tot 5 jaar. In deze periode zal menig organisatie intern verhuizen, van locatie wisselen of fuseren met een andere organisatie. Het verplaatsen van multifunctionals is duur! Het advies is daarom printer en multifunctionals te beschouwen als facilitaire of ICT infrastructuur. Deze verhuisd NIET mee met de medewerkers. De medewerker verhuisd, logt in op de nieuwe werkplek en maakt gebruikt het printsysteem in de buurt van de nieuwe werkplek. Alle leveranciers leveren software die deze werkwijze volledig ondersteund. Bij het inrichten van het flexibele kantoor is het dus van groot belang aandacht te besteden aan de opstelling van de multifunctional.

Succes met uw keuze.

Leveranciersoverzicht

• HP
• Kyocera
• Lexmark
• Oki
• Samsung
• Canon
• KonicaMinolta
• Oce
• Panasonic
• Sharp
• Ricoh (Nashuatec / Lanier / IBM / Danka / Infotec)
• Toshiba
• Xerox

Sources:

1) InfoTrends 2006: A4 vs A3, the balanced approach

Veel grotere organisaties hebben moeite met het optimaliseren van de klantcommunicatie. De kennis binnen facilitaire en ICT organisaties is beperkt en flexibele multichannel klantcommunicatie is daardoor moeizaam te realiseren. De operationele uitvoering van de externe klantcommunicatie wordt door organisaties niet als core business beschouwd en heeft te weinig aandacht. De aandacht ligt vooral op interne informatie management. Dit blijkt ook uit de hoge uitbestedingsgraad van de proces procesonderdelen: reclamebureau, printservice, fulfillment en verzending.

Door uitbesteding van het gehele documentlogistieke proces kunnen organisaties een betere ROI realiseren, lagere kosten, meer innovatie en meer flexibiliteit.

Docplus heeft jarenlange ervaring in het adviseren en begeleiden van het uitbesteden van documentintensieve processen. Op basis van een onafhankelijke business case kunt u vooraf de afweging maken met betrekking tot besparingen, personele en technische consquenties. Met de documentlogistieke architectuur kunt u de inkomende en uitgaande poststromen optimaliseren.

 

Heeft uw organisatie omvangrijke externe documentlogistieke processen en wilt u weten hoe u kosten  kunt reduceren en wat de mogelijkheden zijn om deze processen te optimaliseren en/of uit te besteden? Neem dan contact op met onafhankelijk DPO industry expert johan.kosters@docplus.nl

Document Process Outsourcing represents a relatively new, customer-centric category of document outsourcing. While it is small today, it is expected to grow faster than the marketplace as a whole. Over time, this will cause the cannibalisation of more traditional revenue opportunities, particularly On-Site and Off-Site Contracted Services.

DPO is defined as the assignment of an entire document-intensive business process to an external service provider. This approach views the services provided from the context of a customer’s business, rather than a portfolio of print services. The resulting outsourced document business process has three primary stakeholders:

The DPO service provider
The customer, who contracts directly with the DPO service provider
The end-user, who is the ultimate recipient of documents generated by the document business process
End-user stakeholders can represent a wide variety of constituents, including consumers, government and regulatory agencies, suppliers, business partners and distributors, employees, as well as shareholders. In all instances, the document business process transforms information from the DPO customer into a useful document for the end-user.

Defining the DPO Opportunity

To have an opportunity for a DPO engagement, several conditions must be met. The first is an actual document-intensive business process that can be fully outsourced. A document-intensive business process is defined as a business process that involves the input or production of documents (print or electronic) for end-users within or outside of the customer’s enterprise. As part of the agreement, the service provider takes over not just a collection of services, but actual accountability for the successful output of the process itself. The provider must fulfil service-level agreements (SLAs) for the process and also assume liability for situations where the SLA is not met, like in regulatory financial reporting situations where fines or penalties may be incurred.

In exchange for this complete accountability for the document business process in question, the service provider receives flexibility-the ability to change every step in the process as often as necessary, so long as the core documents continue to be delivered. This flexibility provides the service provider with new opportunities to optimise the business process and reduce costs to improve overall margins. For instance, a DPO service provider that is managing a regulatory compliance documentation process may choose to switch from printed documents with physical delivery to the government regulators to an electronic delivery system that eliminates printed pages, substantially reducing costs. The only thing that matters to the DPO customer is that the document is delivered in an acceptable way to the regulators. The DPO customer is not concerned with the physical form that those documents take. This flexibility is unique in relation to traditional document outsourcing practices. While often providing a wide range of services, traditional document outsourcing quantifies the engagement through providing print and digital archiving rather than the end result, such as the delivery of required documentation to regulatory authorities.

Een van de aspecten die naar voren komt is het zogenaamde meubelpleineffect: Meer opbrengsten door aanwezigheid van meerdere aanbieders. Dit effect blijkt nu ook op te treden als de beoogde donateur meerdere mailings ontvangt van verschillende Goede Doelen.

Waar bij het meubelplein de aantrekkingskracht vooral bij gemak en meer keus van aanbod ligt, blijkt bij Direct Mail voor Goede Doelen vooral het groeiende  schuldgevoel en morele plichtsgevoel een belangrijke rol te spelen om te besluiten te donateren.

Net als bij televisiereclame is er ook sprake van de nodige irritatie bij de ontvanger. Desondanks blijkt het donatieresultaat positief.

Meer Direct Mail, en dan vooral in combinatie van Direct Mail van de concurrent, werkt positief voor Goede Doelen. Of dit ook werkt voor andere segmenten is niet onderzocht.

Meer informatie: Meer Direct Mail versturen werkt, zelfs die van de concurrentie!