Uitbesteding reprodiensten levert Hogeschool Utrecht meerwaarde

By : Categories : Referenties Comment: Comments Off

Xerox (Nederland) en gezamenlijk de Hogeschool Utrecht (HU) en de Universiteit Utrecht (UU) hebben op 17 november een overeenkomst getekend inzake de uitbesteding van de totale centrale reprodienstverlening aan Xerox Global Services (XGS) De overeenkomst heeft een looptijd van vijf jaar en op jaarbasis gaat het om de verzorging van tenminste 45 miljoen afdrukken. De contractondertekening volgde op een door Xerox gewonnen Europese aanbesteding voor de overname en exploitatie van de centrale reprografische voorzieningen. Met de dienstverlening conform de thans definitieve overeenkomst is door XGS begin 2005 een aanvang genomen.

De Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht
Met in totaal rond 53.000 studenten en zo’n 10.000 medewerkers vormen de Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht gezamenlijk de grootste educatieve voorziening voor hoger en wetenschappelijk onderwijs in Nederland. Het merendeel van hun faculteiten is gevestigd op De Uithof, het tussen Utrecht en Zeist gelegen hogeschool- en universiteitsterrein. Beide organisaties werken steeds vaker samen bij het realiseren van gemeenschappelijke doelstellingen.

In de situatie voor de aanbesteding beschikte vrijwel elke faculteit over een eigen centrale reproafdeling of -dienstverlener. In de nieuwe situatie is alles op één centraal punt samengevoegd, waarbij op elke faculteit echter wel een zogenaamd Quick Service-punt (de ‘oude’ repro’s) is ingericht voor het afhandelen van kleine en/of spoedeisende opdrachten. De daar voorheen aanwezige Xerox DocuTech productieprinters zijn overgebracht naar de centrale repro en daarvoor in de plaats is midvolume-apparatuur geplaatst, voorzien van Xerox DigiPath workflow-software.

Professionele SLA voor hoog niveau van dienstverlening
De dienstverlening moet aansluiten bij de huidige ontwikkelingen op onderwijskundig gebied. Dit laatste betreft bijvoorbeeld de noodzaak om met de centrale productie in te spelen op de toenemende behoefte aan individueel gerichte (digitale) leermiddelen, die on-demand moeten worden geproduceerd. Het hoge niveau van de dienstverlening is vastgelegd in een uiterst professionele SLA (Service Level Agreement), die aan de basis staat van de uitgebreide managementinformatie die driemaandelijks door XGS aan de HU en UU wordt gepresenteerd.

Eerste productiepiek met succes verwerkt
De centrale repro-afdeling en een aantal Quick Service-punten worden door XGS bemand met in totaal een tiental medewerkers, waarvan er enkelen van de HU-UU afkomstig zijn. XGS draagt zorg voor het management van alle productieactiviteiten, zowel op de centrale repro als op de Quick Service-punten. Tussen de zeven Quick Service-punten en de centrale repro is via Remote Printer Web een digitale verbinding gerealiseerd om opdrachten naar de centrale repro te kunnen verzenden. Bovendien verzorgt XGS een haal- en brengservice tussen de centrale repro en de Quick Service-punten. De eerste productiepiek, aan het begin van het nieuwe studiejaar, is inmiddels met succes verwerkt.

Aanvullende diensten
De centrale reprodienstverlening vormt tevens een basis voor een diversiteit van andere diensten die XGS kan bieden. Zo is een project gestart om leermiddelen individueel en on-demand te produceren en bij de student thuis te bezorgen. Bovendien beschikt XGS over diverse dienstverleningsconcepten, zoals Xerox Office Services, Xerox E-printSourcing en Xerox Imaging and Archiving, die uitstekend aansluiten bij het Shared Services Centrum concept dat momenteel door de HU en de UU wordt geïmplementeerd.

Zichtbare resultaten
Namens de Universiteit werd de overeenkomst getekend door drs Willem Kardux en namens de Hogeschool door drs Frits Gronsveld, beiden lid van het College van Bestuur van respectievelijk de UU en de HU. Beiden uitten zich zeer positief over de inmiddels zichtbare resultaten van de samenwerking.”De voordelen zijn duidelijk”, aldus Willem Kardux. “Belangrijke doelstelling was om efficiënter en kostenbesparend te gaan werken en dat is nu al goed zichtbaar. De manier waarop het project door XGS, samen met de betrokken mensen van de Hogeschool en de Universiteit, is opgepakt, verdient alle lof en kan als voorbeeld dienen voor toekomstige, andere projecten.” Frits Gronsveld vult aan: “Het is een mooi voorbeeld van een samenwerking die heeft geleid tot een concreet product met veel meerwaarde.”

Voor Xerox tekende Valentin Govaerts, algemeen directeur Xerox (Nederland) BV. Govaerts in een reactie op de overeenkomst: “Een van onze stellingen is, dat organisaties door nauw met Xerox samen te werken de kwaliteit en effectiviteit van hun kritische bedrijfsprocessen kunnen verbeteren. Het is natuurlijk prettig om dat hier bevestigd te zien – zeker bij een dermate complexe samenwerking als waarvan hier sprake is.”

DOCplus heeft namens de Hogeschool en de Universiteit het traject begeleid. De expertise van DOCplus heeft bijgedragen invulling te geven aan de complexe situatie van meerdere instellingen en de behoefte aan een vrije vorm van dienstverlening te ondersteunen. DOCplus heeft het Sevice Level Agreement ontwikkeld en de organisaties met resultaatgericht advies bijgestaan.