Marketingcomminicatie is voor iedere organisatie essentieel bij het verwerven van klanten en bouwen van een solide imago bij relaties. Naast nieuwe ontwikkelingen als online adverteren met banners en social media als twitter en facebook blijven traditionele marketingcommunicatie instrumenten als brochures, leaflets, posters, advertenties, kortingsbonnen een belangrijke rol spelen.

Tradioneel wil nog niet zeggen achterhaald. Uit onderzoek blijkt dat fysieke documenten zeer effectief zijn en daarnaast de digitale versie snel kan worden gedownload of verstuurd. Het proces rond het ontwerpen, aanpassen en vrijgeven is vaak arbeidsintensief en tijdrovend.

Ook een van onze klanten van DOCplus werd met deze situatie geconfronteerd.

Situatie

De afdeling communicatie ontwikkelt en beheerd een groot aantal brochures voor verschillende vestigingen. Voor iedere vestiging worden andere teksten en foto’s gebruikt. DTP wordt door een externe partij verzorgd. Na goedkeuring wordt de brochure gedrukt en verspreid over de verschillende vestigingen. De brochure wordt door potentiële klanten aangevraagd of door een account manager meegegeven. Potentiële klanten ontvangen meerdere promotionele en informatieve brochures om een keuze te kunnen maken.

Naast brochures is er ook behoefte aan informatieboekjes, posters voro aankondigingen en een eenvoudiger manier voor het maken en bestellen van visitekaartjes.

Analyse

• De afdeling communicatie blijkt veel tijd te besteden aan het beheer en het blijkt dat, door wijzigingen in telefoonummers, contactpersonen en dienstverlening, de levensduur van een brochure relatief kort is, waardoor het drukwerk snel verouderd en wordt weggegooid. Niet alleen weggegooid geld maar ook niet bepaald duurzaam.
• De informatie op de brochure moet worden aangeleverd door de vestiging. Hierdoor ontstaat er een moeizaam op-en-neer traject van afstemming tussen vestiging en communicatiemedewerker.
• Om niet te veel drukwerk te hoeven te bestellen worden de interne bestellingen afgehandeld door de afdeling communicatie. De logistiek kost veel tijd
• Er komen steeds meer vragen om de brochures ook digitaal beschikbaar te hebben, zowel om digitaal op de website plaatsen, per e-mail te versturen of te printen op een vestiging. Er is geen online ‘brochurewinkel’ beschikbaar.
• Het proces kost veel tijd, inspanning en leidt tot ongewenste lange doorlooptijden

Oplossing

De eerste gedachte is om de brochures niet langer te drukken maar via Print on Demand te produceren. Hierdoor worden er nooit méér brochures geproduceerd dan door de organisatie besteld. Om de communicatieafdeling te ontlasten kunnen medewerkers op een vestiging via een online brochurewinkel de gewenste brochures en oplage bestellen. Een extra voordeel is dat de brochures eenvoudig op kostenplaats kunnen worden doorbelast naar de vestiging.

De communicatieafdeling wilde ook graag het creatieproces stroomlijnen en hiervoor een oplossing vinden. Met de gerealiseerde oplossing hoeft de communicatieafdeling zich alleen nog bezig te houden met het ontwerpen van de huisstijl en stramien van de brochures, leaflets en posters. Een medewerker van een vestiging kan zelf een brochure samenstellen door binnen het stramien tekst en foto’s toe te voegen via drag en drop. Het stramien past zich, indien nodig, automatisch binnen de stramienregels aan. De software genereert automatisch voor een PDF welke aan alle eisen voldoet. Na goedkeuring van de PDF wordt deze in de brochurewinkel geplaatst en beschikbaar gesteld aan alle medewerkers.

In de brochurewinkel kunnen de medewerkers een brochure downloaden, e-mailen, lokaal printen of bestellen bij de centrale repro of drukker. Potentiele klanten kunnen een brochure downloaden of bestellen.

Gerealiseerde resultaten

• Kostenreductie van 43% op het drukwerk
• Reductie van werkzaamheden van de communicatieafdeling met 20%
• Externe DTP werkzaamheden gereduceerd met 70%
• Doorlooptijd aanpassen van brochure verkort van enkele dagen na 30 minuten
• Beschikbaarheid van actuele brochures voor de gehele organisatie
• Gestroomlijnd proces voor creatie en gebruik van marketingcommunicatie
• Vrije keuze in gebruik: digitaal, geprint of besteld
• Minimalisering van het drukwerkafval
• Realisatie van oplossing 3 maanden
• Inspanning ICT beperkt door gebruik web oplossingen

Aandachtspunten

De bestaande brochures waren ontworpen voor drukwerk: Full color brochures met aflopend kleur gebruik. Daarnaast had een aantal brochures afwijkende formaten. Bij digitaal afdrukken ontstaat een witte rand van circa 5 mm aan alle zijden van het papier. Dit is voor een drukker geen probleem. omdat dan een groter formaat papier wordt gebruikt en vervolgens schoongesneden. Bij het afdrukken door een medewerker of thuis door een klant op A4 zal een witte rand ontstaan. Daarnaast leidde de full colour brochure tot onwenselijk hoge afdrukkosten voor de potentiele klanten en werd niet duurzaam geacht. De communicatieafdeling heeft daarom besloten de huisstijl aan te passen aan de nieuwe digitale werkwijze.

De medewerkers ervaarden het als prettig om de brochures op een lokale printer/multifunctional af te kunnen drukken. Om deze reden zijn er op de vestigingen multifunctionele kleurenprinters geplaatst waarmee A4 of A3 (A4 gevouwen)  brochures/posters kunnen worden afgedrukt. Om het duurdere kleurvolume te beheersen wordt er autorisatie en budget software gebruikt.

Behoefte van marketingcommunicatie centraal

In deze case worden geen merken of producten genoemd. De reden hiervoor is dat DOCplus op basis van de problematiek en behoefte van haar klant en marktkennis nieuwe werkwijze en oplossingen uitwerkt en potentiële producten en diensten selecteert. In nauwe samenwerking met de klant worden de oplossingen en leverancier gekozen. DOCplus begeleid de implementatie, begeleid de verandering en ziet er op toe dat de uitgangspunten worden gerealiseerd.

DOCplus realiseert met haar ‘Improving Document Performance’ aanpak bij de veel projecten een ROI van minimaal 30%: Voor iedere € 1 investering wordt € 1,30 bespaard. Het proces is 100% improved.

Bovenstaande oplossing is interessant voor organisaties met veel vestigingen/associates/dealers waarbij de brochures veelvuldig aangepast moeten worden of snel aangemaakt door de vestiging. Neem gerust contact met ons op om uw specifieke situatie te onderzoeken.

Lees ook het artikel: Verduurzamen van klant communicatie – Ongebruikt drukwerk ramp voor duurzaamheid?

cforms contact form by delicious:days