Nog meer dan voorheen heeft de Facilitair Manager te maken met de afweging van kosten versus kwaliteit en de frequentie van dienstverlening. Eindgebruikers verwachten een hoge mate van kwaliteit en de facilitair manager streeft naar optimale klantentevredenheid. De directie streeft naar kostenbesparing en efficiency en verwacht van de Facility Manager een kritische blik naar het noodzakelijke niveau van de ondersteunde diensten binnen het facilitair bedrijf.

Hoe staan de print- en kopieervoorzieningen er voor?

Gebruikers tevreden over printomgeving

In het onderzoek van Integron, Facility Beleving in Nederland 2010,  geven gebruikers een 8,0 voor voor de kopieer- en printvoorzieningen. Dit is het hoogste cijfer in vergelijk met andere goed scorende voorzieningen, zoals schoonmaak (6,9), receptie (7,9) en servicedesk (7,5).

Op basis van dit onderzoek kan de Facilitair Manager concluderen dat de kwaliteit van de kopieer- en printvoorzieningen in  hoge mate voldoet aan de behoefte van de gebruiker.

Aanzienlijke kostenbesparing mogelijk

In veel organisaties blijken de voorzieningen voor kopiëren en printen veel efficiënter te kunnen worden ingericht. Er staat vaak te veel apparatuur die te weinig wordt gebruikt. Hierdoor worden organisaties geconfronteerd met hoge operationele kosten en contractuele verplichtingen. Een kostenbesparing van 15% tot 30% is mogelijk door het optimaliseren van de infrastructuur voor documentverwerking.

Veel organisaties ontbreekt het aan inzicht in de contractverplichtingen,  operationele kosten, aantal kopieer- en printsystemen en de gemaakte volumes. Ook binnen een lopend contract zijn vaak bespaeringen mogelijk.

Samenwerking ICT

Document verwerkende processen verlopen steeds meer in het digitale domein. Met de opkomst van de multifunctional is ook de ICT afdeling nadrukkelijk betrokken bij de inrichting van de documentinfrastructuur. Samenwerking en afstemming tussen de ICT en Facilitair Manager is dan ook noodzakelijk.

Document Infrastructuur Assessment

DOCplus biedt facilitair managers en ICT managers een document infrastructuur assessment waarmee gericht wordt onderzocht welke mogelijkheden er zijn om de bestaande document infrastructuur te verbeteren. Wat zijn de huidige kosten en kwaliteit? Welke aanpassingen zijn realiseerbaar om de kosten te reduceren, de duurzaamheid te verbeteren en gelijktijdig te digitalisering van de werkprocessen te ondersteunen?

Het Document Infrastructuur Assessment wordt door organisaties gebruikt voor het opstellen van de business case en de projectdefinitie (Project Initiatie Document).

Vraag de informatie aan voor de document infrastructuur assessment en bespaar nog dit jaar op uw kopieer en printkosten.