Sinds juli 2009 biedt HP voor klanten die gebruik maken van HP Managed Print Services de garantie dat een bepaald percentage aan kostenreductie op het gebied van printinfrastructuur wordt gerealiseerd. Voor veel organisaties is dit een aantrekkelijk optie omdat de integrale kosten voor documentverwerking volgens Gartner kan oplopen  3%  van de omzet.

Analyse HP Printer Payback garantie programma

HP biedt nieuwe coorporate klanten de mogelijkheid om gebruik te maken van het payback programma. Met dit programma garandeert HP dat, indien na 1 jaar, en een tweede kostenonderzoek,  de voorspelde kostenreductie niet is gerealseerd HP deze kosten zal vergoeden. Lees het Persbericht hierover: Link

Een belangrijke manier om de kosten te reduceren is het verminderen van het aantal apparaten  (print, kopieer, scan en faxsystemen), verlagen van toner inkoopkosten, verlagen van energiekosten door zuiniger apparatuur en verminderen van de ict helpdeskkosten.

Kleine lettertjes

“The big string attached to this offer is the requirement to to accept a total HP managed print environment. HP argues that this is a necessary requirement for the cost-saving guarantee because a mixed environment would be less predictable.” Eric Doyle Industry Specialist.

• Het vooronderzoek (assessment) moet worden uitgevoerd door HP en omvat alle print infrastructuur gerelateerde kosten, dus ook helpdesk calls e.d.
• Klant moet kiezen voor het totale HP MPS programma
• Klant moet geheel overschakelen op HP apparatuur, een mix omgeving van meerdere merken wordt niet toegestaan. Dit geldt dus ook voor de decentrale multifunctionals die normaal door FM worden beheerd. Het argument van HP is dat de kosten anders niet kunnen worden beheerst.

Met name de laatste voorwaarde is een klein lettertje, de meeste multifunctional contracten lopen 4 to 6 jaar en worden meestal niet  afgenomen bij HP. In de hogere volume segmenten (45+ en A3) heeft HP geen succesvol productportfolio. HP gaat hiervoor samenwerken met Canon en gaat vanaf1 januari 2010 de productlijn van Canon verkopen.

Het verminderen van de kosten is zeer goed mogelijk zonder de vrijheid van leveranciers- en servicekeuze te verliezen. In de meeste organisaties staat 20-50% teveel aan apparatuur en er zijn inmiddels slimme oplossingen om de hoeveelheid afdrukken te verminderen en toch het gewenste serviceniveau aan de gebruikers te bieden.

Goed voorbereiden

Na HP zullen ook andere aanbieders gaan volgen met garanties. Het is een soort verzekering, u zal dus de nodige aandacht moeten besteden aan de kleine lettertjes, voordat u ondertekend. Ondanks alle mooie aanbiedingen is het belangrijkste dat u hardware-software-services inkoopt die voldoet aan de eisen en behoeften van uw organisatie. U wilt tenslotte niet 5 jaar lang inefficiente documentprocessen of klagende gebruikers.

Bovenstaand voorbeeld maakt duidelijk dat het voor organisaties die hun printapparatuur en printbeheer willen uitbesteden (Managed Print Services) zeer goed naar de voorwaarden moeten kijken. Omdat de meeste organsiaties de afdrukinfrastructuur slechts eens in de 3-5 jaar venieuwen is de materie- en marktkennis vaak onvoldoende om het maximale resultaat te realiseren. Een deskundig en onafhankelijk advies kan heel veel geld besparen gedurend de looptijd van het contract. Wie kan er in uw ogen het beste een onderzoek doen en advies geven, een onafhankelijke specialist of uw laat u uw leverancier voor contractondertekening uitgebreid in de keuken kijken?

Docplus

Docplus helpt u mee bij het bepalen van uw behoefte en document strategie. In samenspraak met u definieren wij het gewenste servicelevel en selecteren daarbij de meest voor u geschikte leverancier. Ook in de contractconsities profiteert u van onze jarenlange ervaring.

Docplus is Independ Consultant member van de  internationale MPS Association. Docplus is gespecialiseerd in het begeleiden en adviseren  van organisaties die gebruik willen maken van Managed Print Services. Wilt u meer weten? Stuur vrijblijvend een e-mail met uw vraag en contactgegevens  naar info@docplus.nl